Bureaudag: Een brug naar de toekomst

 

“Is dit het moment om in te grijpen of kunnen we nog door? En ben ik degene die de kat de bel aan moet binden?”

Dat vroeg een gemeentelijke ambtenaar Ruimtelijke Ordening zich af toen haar directeur de hoofdaannemer wilde laten opdraaien voor het mislukken van een publieksgevoelig project.

De situatie: de aanleg van een brug, als nieuwe entree naar het centrum, is een ramp. De oude brug was al afgebroken, het ontwerp van de nieuwe brug klopt niet, de bouw vertraagt uitzichtloos, er zijn wegomleidingen en de pers zit op het vinkentouw.

Het cruciale moment: de betrokken directeur, waarmee de betreffende ambtenaar al jarenlang goed samenwerkt als adviseur, vraagt haar – toen hij op het punt stond op vakantie te gaan – om een voorstel aan B&W voor te leggen waarin een spoedprocedure tegen de aannemer wordt gestart. Naar zijn idee kan het hele project alsnog slagen, al is het een dubbeltje op zijn kant. Wanneer zij in de materie duikt, de juridische analyses, de brieven van de aannemer, de projectverslagen etc. bestudeert, ziet zij dat het project een ‘organisatorische puinhoop’ is, dat de aannemer sterk staat en dat de directeur er met huid en haar in zit.

Wat te doen? Een rooskleurig advies aan B&W lijkt misplaatst. Een procedure tegen de aannemer maakt weinig kans. Maar wanneer zij naar boven/buiten toe openheid van zaken zou geven, staat het imago van de gemeente, de positie van directeur, zelfs van de wethouder op het spel. Ook haar eigen positie wordt bedreigd.

Dit dilemma stond centraal tijdens een ochtendsessie van twee uur voor 100 medewerkers van een gemeentelijk projectbureau. Dit projectbureau is snel gegroeid en er bestaan bij medewerkers en opdrachtgevers verschillende beelden van de organisatie. Er werd een ‘bureaudag’ belegd, met als doel samen het gesprek over de toekomst te voeren. Ons was gevraagd om in de ochtend de mensen iets mee te geven van het Socratisch gedachtegoed. De medewerkers hebben namelijk de neiging om stevig in eigen mening te staan en snel conclusies te trekken. Echt samen nadenken valt dan niet mee.

Mede dankzij de zeer herkenbare casus uit eigen kring lukte het goed om, zelfs met zo’n omvangrijke groep en in beperkte tijd, een sfeer van ‘samen onderzoeken’ op te roepen. Men verplaatste zich, onderzocht de eigen gevoelens (verontwaardiging, onzekerheid, teleurstelling), gedachten (Gaat het hier om onkunde of onwil? Bij wie ligt welke verantwoordelijkheid?), handelingen (Een ander het laten opknappen.), onderliggende opvattingen en waarden (Geloofwaardigheid, Rechtvaardigheid, Samenwerking). Men stond anderen toe deze kritisch te toetsen en aan te vullen. Verschillen in beleving en benadering doken op; de complexiteit van de werkelijkheid werd recht gedaan. De eigen mening, de snelle conclusie werd even opgeschort en onder de loep genomen. Die onderzoekende houding werd meegenomen naar de daaropvolgende workshops, om zo samen een brug te slaan naar de eigen toekomst.

Onze bezinnende bijdrage viel in goede aarde bij deze praktijkgerichte professionals. Als vervolg zijn er afspraken gemaakt om komend jaar een viertal Socratische Café’s te organiseren.

 

Door: Erik Boers, Andert Loman